Spese a uso misto con partita IVA: come segnalarle al commercialista (esempio in euro)

Il telefono lo usi per i clienti e per chiamare casa. L'auto ti porta dal cliente e al supermercato. La linea di casa serve al lavoro e alla famiglia. Sono le spese a uso misto, e sono quelle che fanno sbagliare più spesso il conto dell'IVA: chi le tratta come spese interamente di lavoro si aspetta di versare meno di quanto verserà davvero. Qui vedi quali sono, quali regole generali valgono per l'IVA e come segnalarle al commercialista, con un esempio di un trimestre in euro.

Cosa sono le spese a uso misto

Sono spese che servono sia all'attività sia alla vita privata, senza che si possa separare con precisione la parte di lavoro. Le più comuni per un freelance o un piccolo e-commerce sono:

• telefono cellulare e relativo abbonamento;
• linea fissa di casa, se lavori da casa;
• auto e tutte le spese collegate: carburante, manutenzione, riparazioni, pedaggi;
• utenze e costi della casa in cui hai anche lo studio o il magazzino.

Nel registro delle spese conviene dare a queste voci una categoria a parte, come abbiamo visto nella guida al registro delle spese con partita IVA. Il motivo è semplice: per queste voci l'IVA pagata e l'IVA detraibile non coincidono.

Le regole generali per l'IVA

Per i veicoli usati in modo promiscuo la regola è nota: per un'auto ordinaria l'IVA è detraibile in misura forfettaria al 40%, e la stessa limitazione si applica alle spese collegate al veicolo, carburante compreso. La detrazione piena è riservata ai veicoli strumentali per natura dell'attività (per esempio taxi, scuole guida, noleggio, agenti e rappresentanti).

Per la telefonia non c'è una percentuale fissata dalla legge: nella prassi si applica una detrazione forfettaria del 50% per i telefoni a uso promiscuo. La detrazione piena è possibile se l'uso è esclusivamente professionale, ma va dimostrato, e non è semplice.

Per le utenze e i costi della casa in cui lavori le regole dipendono dal tipo di spesa e dal tipo di immobile: è una delle voci da far valutare caso per caso al commercialista.

Attenzione: tutto questo riguarda l'IVA. La deducibilità degli stessi costi ai fini delle imposte sui redditi segue regole proprie, che possono essere diverse. E se sei in regime forfettario il discorso cambia del tutto: non detrai l'IVA e le spese reali non si deducono (salvo i contributi previdenziali obbligatori), come spiegato in Partita IVA senza panico.

Esempio: un trimestre con spese a uso misto

Gli importi sono illustrativi. Un freelance in regime ordinario annota nel terzo trimestre cinque spese con IVA al 22%: una interamente legata all'attività e quattro a uso misto. Per le percentuali usiamo le regole generali viste sopra (50% telefonia, 40% auto e spese collegate).

Su 225,50 € di IVA pagata, quella detraibile è 117,59 €. Gli altri 107,91 € non tornano indietro: sono un costo come un altro.

Ora supponiamo, come nell'esempio del registro delle spese, che il freelance abbia 1.320,00 € di IVA a debito nel trimestre e che queste siano le sue uniche spese:

Chi conta tutto al 100% sottostima il versamento di 107,91 € in un solo trimestre. Non è una cifra enorme, ma è proprio quella che manca sul conto il giorno dell'F24. Come si passa dalla differenza all'importo da versare (e quando si aggiunge l'1% per chi liquida trimestralmente per opzione) lo trovi nella guida alla liquidazione IVA trimestrale.

Come segnalarle al commercialista

1. Una categoria "uso misto" separata nel registro, con imponibile, IVA e totale in colonne distinte, come per tutte le altre spese.
2. Una colonna con la percentuale che ti aspetti (50% telefono, 40% auto) e una con l'IVA detraibile stimata: il commercialista la conferma o la corregge, ma tu hai già il numero giusto per l'accantonamento.
3. Raggruppa le spese dell'auto (carburante, manutenzione, pedaggi) sotto lo stesso veicolo: seguono la stessa regola.
4. Segnala i casi particolari: un telefono usato solo per lavoro, un veicolo strumentale, lo studio dentro casa. Sono quelli in cui la regola generale potrebbe non valere, e vanno decisi con lui, non in autonomia.
5. Manda la lista una volta al trimestre, prima della liquidazione, insieme ai documenti: una sola email con tutte le voci da verificare.

Un tracker che separa già le voci

Lo stesso lavoro si può fare con un foglio di calcolo costruito da te: l'importante è che le spese a uso misto abbiano una colonna per la percentuale e non finiscano mescolate con le altre.

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• Registro delle spese con partita IVA: come tenerlo durante l'anno
• Liquidazione IVA trimestrale: come calcolare quanto versare e cosa preparare per il commercialista
• Ritenuta d'acconto: come tenerne traccia durante l'anno e controllare la Certificazione Unica
• Partita IVA senza panico

Tutti gli importi dell'articolo sono esempi illustrativi. Le percentuali di detrazione indicate sono regole generali: detraibilità dell'IVA e deducibilità dei costi dipendono dal tuo regime, dalla tua attività e dall'uso effettivo dei beni, e possono cambiare. Verifica le regole aggiornate sul sito dell'Agenzia delle Entrate e confrontati con il tuo commercialista. Questo articolo ha scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale.