Registro delle spese con partita IVA: come tenerlo durante l'anno (esempio in euro)

Fine trimestre, il commercialista chiede le fatture di acquisto. Le cerchi tra email, cassetto fiscale, scontrini in tasca e addebiti della carta, e dopo due ore non sei sicuro di averle trovate tutte. Un registro delle spese tenuto mese per mese elimina quella caccia. E ti dice prima della scadenza quanta IVA potrai detrarre. Qui vedi cosa annotare, come organizzarlo per categoria e un esempio di un trimestre in euro.

Registro delle spese e registro IVA acquisti: la differenza

Se sei in regime ordinario o semplificato, le fatture di acquisto vanno numerate e annotate nel registro IVA acquisti (art. 25 del DPR 633/1972). Il termine ultimo per registrarle è quello di presentazione della dichiarazione IVA annuale relativa all'anno di ricezione; ma per detrarre l'IVA in una liquidazione periodica, la fattura va annotata prima di quella liquidazione. Di solito è il commercialista a tenere il registro ufficiale.

Il registro delle spese di cui parliamo qui è il tuo foglio di lavoro, quello da cui il commercialista parte. Non sostituisce il registro ufficiale: serve a farglielo compilare senza buchi e a darti i numeri prima che arrivi il conto.

E se sei in regime forfettario? Sei esonerato dalla registrazione degli acquisti e dalla tenuta delle scritture contabili, ma le fatture di acquisto e le bollette doganali vanno comunque numerate e conservate. Il reddito si calcola applicando ai ricavi un coefficiente di redditività: le spese reali non si deducono, salvo i contributi previdenziali obbligatori. Per un forfettario il registro delle spese non abbassa le imposte, ma resta utile per conservare i documenti in ordine e per sapere quanto ti costa davvero lavorare. Le basi del regime sono in Partita IVA senza panico.

Cosa annotare per ogni spesa

Un registro utile ha poche colonne, sempre le stesse:

1. Data del documento e data di ricezione: non sempre coincidono, e il periodo in cui detrarre l'IVA dipende anche da quando hai ricevuto la fattura.
2. Fornitore e numero del documento: servono per ritrovarlo nel cassetto fiscale o nella posta.
3. Categoria: strumenti digitali, beni strumentali, locali, formazione, materiali, uso misto. Poche categorie, decise una volta all'anno.
4. Imponibile, IVA e totale, in tre colonne separate.
5. Tipo di documento: fattura elettronica, fattura estera, scontrino o ricevuta. Uno scontrino non è una fattura: segnalo, così il commercialista sa cosa ha in mano.
6. Metodo di pagamento: carta, bonifico o contanti. Per alcune spese il mezzo di pagamento conta, e a fine anno è il modo più rapido per riconciliare il registro con l'estratto conto.
7. Una colonna "da verificare" per le spese a uso misto (telefono, auto, carburante, utenze di casa) e per i beni strumentali: sono le voci con regole proprie, da far valutare al commercialista.

Esempio: un trimestre di spese

Gli importi sono illustrativi. Un freelance in regime ordinario registra sette spese nel terzo trimestre, tutte con fattura e IVA al 22%.

Dei 461,78 € di IVA sugli acquisti, 422,18 € riguardano spese interamente legate all'attività; 39,60 € riguardano le due voci a uso misto, la cui quota detraibile dipende dalle regole di quella spesa e dall'uso effettivo. Il registro non decide al posto del commercialista, ma ti dà subito la forbice.

Supponiamo che nel trimestre il freelance abbia fatturato 6.000,00 € di compensi, con 1.320,00 € di IVA a debito:

Il versamento reale starà tra questi due valori (più l'eventuale maggiorazione dell'1% per chi liquida trimestralmente per opzione). Sono numeri che conosci a fine settembre, non a metà novembre. Come si arriva dalla differenza all'importo dell'F24 lo trovi nella guida alla liquidazione IVA trimestrale.

Nota sul computer: per i beni strumentali il costo, ai fini delle imposte sui redditi, può seguire regole diverse da quelle delle altre spese. Per questo nell'esempio ha una categoria a sé: segnalalo al commercialista con il documento d'acquisto.

Una routine di dieci minuti al mese

1. Scarica le fatture del mese dal cassetto fiscale o dal tuo programma di fatturazione e annotale tutte, anche quelle piccole.
2. Aggiungi ciò che non passa dallo SdI: fatture di fornitori esteri, scontrini, ricevute. Sono i documenti che a fine anno mancano più spesso.
3. Confronta il registro con l'estratto conto: ogni addebito di lavoro deve avere un documento, ogni documento un pagamento.
4. Segna le voci "da verificare" e fanne una lista unica da mandare al commercialista una volta al trimestre, non una domanda alla volta.
5. Archivia il documento con lo stesso nome della riga del registro (data, fornitore, numero): a marzo lo ritrovi in pochi secondi.

Se lavori anche con clienti che ti applicano la ritenuta d'acconto, conviene tenere nello stesso file le fatture emesse e gli incassi: lo abbiamo visto in Ritenuta d'acconto: come tenerne traccia durante l'anno.

Un registro già impostato

Tutto questo si può fare con un foglio di calcolo vuoto: l'importante è usare sempre lo stesso, con le stesse colonne, e aggiornarlo ogni mese.

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• Spese a uso misto con partita IVA: come segnalarle al commercialista
• Liquidazione IVA trimestrale: come calcolare quanto versare e cosa preparare per il commercialista
• Ritenuta d'acconto: come tenerne traccia durante l'anno e controllare la Certificazione Unica
• Partita IVA senza panico

Tutti gli importi dell'articolo sono esempi illustrativi. Obblighi di registrazione, detraibilità dell'IVA, deducibilità dei costi e scadenze dipendono dal tuo regime e dalla tua attività e possono cambiare: verifica le regole aggiornate sul sito dell'Agenzia delle Entrate e confrontati con il tuo commercialista. Questo articolo ha scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale.