Ritenuta d'acconto: come tenerne traccia durante l'anno e controllare la Certificazione Unica (esempio in euro)

Emetti una fattura da 1.000 € più IVA e sul conto arrivano 1.020 €. Non è un errore del cliente: è la ritenuta d'acconto. Su una fattura sola la differenza si nota appena; su un anno intero diventa una cifra che va ritrovata, voce per voce, nella Certificazione Unica e poi in dichiarazione. Qui vedi come si calcola, perché conta la data del pagamento e non quella della fattura, e come tenerne traccia mese per mese con un esempio in euro.

Cos'è la ritenuta d'acconto, in breve

Quando un professionista in regime ordinario fattura a un'azienda, a uno studio o a un altro professionista, il cliente agisce da sostituto d'imposta: trattiene una parte del compenso, di norma il 20%, e la versa allo Stato al posto tuo. Quella somma non è persa: è un acconto sull'IRPEF che pagherai, e in dichiarazione si sottrae dall'imposta dovuta. Se le ritenute superano l'imposta, la differenza diventa un credito.

Tre casi in cui la ritenuta non c'è:

• Cliente privato consumatore: non è sostituto d'imposta, quindi paga l'intera fattura.
• Regime forfettario: le fatture del forfettario non subiscono ritenuta e riportano una dicitura apposita. Le basi del regime le trovi in Partita IVA senza panico.
• Vendita di beni: la ritenuta riguarda i compensi di lavoro autonomo, non la cessione di merce.

Come si calcola su una fattura

La ritenuta si calcola sul compenso, non sull'IVA. L'IVA si somma, la ritenuta si sottrae:

Netto a pagare = compenso + IVA − ritenuta

Se in fattura applichi la rivalsa INPS del 4% o il contributo integrativo di una cassa professionale, la base della ritenuta cambia: le fonti trattano le due voci in modo diverso, quindi fatti confermare dal commercialista come impostare il tuo modello di fattura.

Conta il giorno del pagamento, non quello della fattura

Il cliente versa la ritenuta con F24 (codice tributo 1040) entro il 16 del mese successivo al pagamento. Per la ritenuta conta quando ti paga, non quando hai emesso la fattura. La conseguenza pratica arriva a fine anno: una fattura emessa a dicembre e pagata a gennaio, di norma, compare nella Certificazione Unica dell'anno del pagamento, non in quella dell'anno della fattura. Se tieni il conto solo sulle fatture emesse, i tuoi totali e quelli della CU non coincideranno, e non saprai dire subito perché.

Esempio: un anno di fatture, cliente per cliente

Gli importi sono illustrativi. Un professionista in regime ordinario emette cinque fatture nel 2026, tutte con IVA al 22%, a tre clienti: una società, uno studio e un privato.

Compensi fatturati nel 2026: 7.100,00 €. Ritenute totali sulle cinque fatture: 1.300,00 €. Ma le ritenute legate a pagamenti del 2026 sono 1.100,00 €: i 200,00 € della fattura 5 seguono il pagamento di gennaio. Ecco cosa aspettarti nelle Certificazioni Uniche dei pagamenti 2026:

Se la CU dello studio B riportasse 640,00 € di ritenute, sapresti subito che ha incluso la fattura di dicembre nell'anno sbagliato, o che i tuoi dati non sono allineati: in entrambi i casi è una domanda da fare prima della dichiarazione, non dopo.

Come tenerne traccia durante l'anno

1. Per ogni fattura registra quattro date e quattro importi: data di emissione e data di pagamento; compenso, IVA, ritenuta, netto incassato.
2. Controlla ogni incasso: se il bonifico non corrisponde al netto atteso, chiarisci subito con il cliente. A distanza di mesi è molto più difficile.
3. Tieni un totale per cliente, basato sulle date di pagamento: è il numero da confrontare con la sua CU.
4. A gennaio, segna le fatture di dicembre ancora da incassare: le loro ritenute andranno nell'anno successivo.
5. A marzo, confronta le CU ricevute con i tuoi totali. La consegna è prevista entro metà marzo dell'anno successivo (per i compensi 2025 la scadenza era il 16 marzo 2026). Se una CU manca, chiedila: fatture e bonifici restano comunque la prova delle ritenute subite, quindi conservali.

C'è anche un effetto sulla liquidità: le ritenute sono IRPEF già pagata, ma l'IVA incassata non lo è, e va accantonata a parte. Come calcolare quanta IVA versare lo abbiamo visto nella guida alla liquidazione IVA trimestrale.

Un registro unico per fatture, IVA e ritenute

Tutto questo si fa con un foglio di calcolo, purché sia lo stesso per tutto l'anno e aggiornato a ogni fattura. Altrimenti, a marzo, si ricostruisce tutto a ritroso partendo dall'estratto conto.

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Tutti gli importi dell'articolo sono esempi illustrativi. Aliquote, base di calcolo, scadenze ed esclusioni dipendono dalla tua posizione fiscale e possono cambiare: verifica i valori aggiornati sul sito dell'Agenzia delle Entrate e confrontati con il tuo commercialista. Questo articolo ha scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale.